Adjoint exécutif / Adjointe exécutive - Bureau de l'honorable sénatrice Farah Mohamed at Senate of Canada

Classification : EA: $80,973 - $102,456

Type d’emploi : Indeterminé (temps plein)

Lieu de travail : Ottawa, Ontario, Canada

Date de clôture : Le dimanche 12 juillet 2026

À propos du Sénat

Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire.

Le Sénat est un lieu de travail formé de gens dynamiques qui représentent la diversité des talents, des parcours et des perspectives au Canada. Nous nous engageons à créer et à maintenir un lieu de travail diversifié et inclusif où chacun a le plein accès à l’égalité en emploi, au perfectionnement et à l’avancement. Faites progresser votre carrière en vous joignant à une équipe de professionnels dévoués qui ont à cœur l’excellence des services offerts aux sénateurs et à l’institution.

Votre contribution

Êtes-vous motivé par un travail porteur de sens qui soutient la gouvernance démocratique et le service public au Canada ? Vous épanouissez-vous dans un environnement dynamique où la discrétion, l’organisation et le professionnalisme sont essentiels ? Si vous êtes proactif, soucieux du détail et engagé à fournir des résultats de haute qualité, nous vous invitons à envisager de joindre notre équipe.

Dans ce rôle, vous offrirez un soutien exécutif de haut niveau à la sénatrice Farah Mohamed, membre indépendante du Sénat du Canada nommée en 2025. La sénatrice Mohamed possède une vaste expérience de leadership dans les secteurs caritatif et sans but lucratif, avec un accent sur les opportunités pour les jeunes, l’éducation et la lutte contre les inégalités systémiques au Canada et à l’international.

En tant qu’adjoint exécutif, vous jouerez un rôle clé en appuyant les responsabilités parlementaires et publiques de la sénatrice en assurant le fonctionnement efficace et efficient de son bureau.

Principales tâches et responsabilités

Administration exécutive

• Gérer l’agenda de la sénatrice, les déplacements, les itinéraires et les dépenses ;
• Prioriser les tâches quotidiennes et préparer les documents d’information et les ordres du jour ;
• Gérer les boîtes de courriels, les invitations et les demandes de rencontre ;
• Maintenir des systèmes de classement, bases de données et listes de contacts organisés ;
• Assurer le suivi des échéances, des approbations et des tâches administratives du bureau.

Coordination et opérations du bureau

• Faciliter les opérations quotidiennes ainsi que la logistique des réunions et événements ;
• Assurer la liaison avec les bureaux internes et externes pour la coordination des horaires ;
• Veiller à l’exactitude et à la production en temps opportun des documents et matériels ;
• Appuyer l’accueil et la coordination des stagiaires, étudiants et visiteurs ;
• Maintenir des systèmes et processus administratifs bien organisés.

Connaissance parlementaire et politique

• Surveiller les calendriers parlementaires et les horaires des comités ;
• Gérer des informations confidentielles et sensibles avec un haut niveau de discrétion et de jugement ;
• Identifier les enjeux prioritaires nécessitant une escalade immédiate ;
• Appuyer les priorités du bureau dans le maintien de relations professionnelles avec les citoyens et les parties prenantes.

Soutien aux communications

• Rédiger des correspondances courantes et des communications administratives ;
• Coordonner avec l’équipe du bureau pour la planification des médias et des intervenants ;
• Veiller à ce que tous les documents respectent les normes du bureau.

Admissibilité

Le grand public, afin de pourvoir un poste indéterminé à temps plein au sein du bureau de la sénatrice Farah Mohamed.

Veuillez noter que “indéterminé’’ fait référence à un contrat d’emploi sans date de fin précisée.

Le Sénat du Canada est déterminé à mettre en place une main-d’œuvre qualifiée, reflétant la diversité des Canadiens que nous servons, en commençant par un processus d'embauche inclusif et sans obstacle. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n'importe quelle étape du processus d'évaluation. Toutes les informations reçues à ce sujet resteront confidentielles. Nous encourageons l'équité en matière d'emploi et vous encourageons à indiquer si vous appartenez à l'un des groupes désignés lorsque vous posez votre candidature.

Conditions préalables

• Études postsecondaires en administration des affaires, administration de bureau, communications, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience ;
• Expérience en soutien exécutif dans un environnement de bureau professionnel, incluant la rédaction de correspondance, la préparation de documents d’information, l’organisation de réunions, la tenue de dossiers et de systèmes de classement, le soutien à la coordination d’événements, la gestion logistique et l’assistance au suivi budgétaire ;
• Compétences exceptionnelles en multitâche, gestion du temps et capacité d’anticipation dans un environnement dynamique ;
• Capacité démontrée à gérer des calendriers complexes et des arrangements de voyage ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec une approche professionnelle et diplomatique ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à travailler avec des systèmes administratifs internes (Unit4 de préférence) ;
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec discrétion et professionnalisme ;
• Bonne compréhension des environnements parlementaires et sensibilité au contexte politique ;
• L’anglais est essentiel; le bilinguisme est considéré comme un atout important ;
• Expérience avec les plateformes de communication numérique et les outils de gestion de contenu considérée comme un atout.

Compétences

Intégrité

Respect

Service

Gestion par l’action

Adaptabilité

Communication

Fiabilité

Jugement

Esprit d’équipe et collaboration

Besoins organisationnels

Le Sénat du Canada est résolu à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif où tout le personnel a un accès complet et équitable à l’emploi, au perfectionnement professionnel et à l’avancement.

Conditions d’emploi

Les candidats doivent consentir à fournir des informations personnelles et obtenir une accréditation de sécurité pour être admissibles à une nomination.

Comment postuler

Veuillez sauvegarder une copie de l’avis d’emploi. Une fois la date de clôture passée, ces documents ne seront plus accessibles.

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre un curriculum vitæ et une lettre de présentation expliquant comment elles répondent aux exigences du poste.

Les frais de déménagement et de déplacement encourus dans le cadre de ce processus sont assumés par le candidat.

La forme masculine utilisée dans la présente offre désigne aussi bien les femmes que les hommes.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Vous devez consentir à recevoir des courriels par notre système dans votre profil en ligne.

Le Sénat du Canada se réserve le droit de retenir un nombre déterminé de candidats qui satisfont le mieux aux exigences essentielles du poste.

Le Sénat du Canada étant un employeur distinct, il n’est pas assujetti à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Nous remercions toutes les personnes qui présenteront une demande d'emploi.

L'affichage se termine à 23 h 59 HAE, à la date de clôture indiquée ci-dessus.