Agent administratif, classe 1 - secteur secrétariat ou agente administrative, classe 1 - secteur secrétariat at Santé Québec Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire

Mandat

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (Santé Québec)

Personne qui assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités. Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d'organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique. Elle peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX (Santé Québec)

RESPONSABILITÉ PRINCIPALES

• Effectuer la révision et rédaction avec les outils informatiques de la suite Microsoft 360;
• Soutenir les gestionnaires;
• Assiste le coordonnateur dans ses mandats en lui apportant un soutien administratif et assure la liaison entre le responsable et les employés du secteur;
• Tenir à jour les agendas des supérieurs;
• Planifier les rencontre;
• Soutenir l'équipe pour la révision des documents;
• Gérer la liste de contacts;
• Effectuer les comptes-rendus;
• Apporter un soutien administratif aux supérieurs dans les mandats qui lui sont confiés et à tout le membre de l'équipe;
• Coordonne et assure la diffusion de l'information nécessaire au bon fonctionnement du secteur;
• Rédiger des notes de service à l'intention du personnel du secteur;
• Assurer le suivi des appels téléphoniques du supérieur et autres;
• Établir et maintenir à jour le système de classement des documents administratifs selon les normes de l'établissement;
• Transcrire des lettres, documents et courriels qui lui sont demandés dans les délais requis;
• Effectuer les convocations aux réunions et en assurer la logistique;
• Appliquer les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers;
• Effectuer toute autre tâches reliée à son travail à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences

Doit détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat

OU 1 an d'expériences comme secrétaire

Réussir Les Tests Suivants

Français niveau débutant

Word niveau débutant

Français - Correction de texte