Coordinator, Practice Group Billing at Borden Ladner Gervais LLP

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

Description du poste

La personne retenue devra traiter efficacement les factures préliminaires et finales du ou des groupes de pratique qui lui sont attribués.

Principales attributions

• Gérer les factures finales chaque mois, chaque trimestre et sur demande, c’est-à-dire :
  • traiter et corriger les factures préliminaires;
  • saisir, dans CMS, les modifications devant être apportées aux factures préliminaires;
  • finaliser les factures préliminaires et les envoyer;
  • préparer les factures finales aux fins d’approbation par l’avocat·e responsable;
  • envoyer les factures finales aux clients ou à l’équipe Facturation électronique.
• Transférer les heures/débours selon les consignes des avocat·es ainsi que les directives et procédures de facturation du cabinet.
• Surveiller de façon proactive le système de facturation pour assurer que les données des clients demeurent exactes et à jour.
• Former les adjoint·es à la pratique nouvellement embauchés sur les processus de facturation.
• Prêter main-forte aux autres coordonnateur·rices de la facturation au besoin.
• Aider les consignataires et les adjoint·es à la pratique de son ou ses groupes de pratique relativement aux exigences de saisie.
• Exécuter d’autres tâches au besoin.

Principales exigences

• Diplôme d’études secondaires assorti d’études postsecondaires ou d’expérience de travail
• Expérience au sein d’un cabinet juridique ou d’un milieu de services professionnels dans un poste lié aux finances ou à la facturation
• Compréhension de la théorie comptable
• Maîtrise des exigences techniques et des processus de facturation électronique et standard
• Capacité à travailler en équipe sous supervision minimale
• Bon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression
• Grand souci du détail
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (dont Word, Excel et Outlook) et d’Adobe Acrobat
• Excellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnelles
• Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais), un atout
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires afin de respecter les échéances de fin de mois et de fin d’année

Nous remercions les personnes qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront sélectionnées pour une entrevue.

Purpose of the Role

The Coordinator, Practice Group Billing will be expected to efficiently process pre-bills and final billings for the assigned Practice Group(s).

Key Responsibilities

• Final billings on a monthly/quarterly or on-request basis, including:
  • Process and edit pre-bills
  • Input changes to pre-bills in CMS
  • Finalize and post pre-bills
  • Prepare final bills for lawyer’s approval
  • Submit final bills to clients or process by E-billing team
• Transfer time/disbursements according to lawyers' instructions and Firm guidelines and billing procedures
• Proactively monitor and review billing system to ensure that client data is kept current and accurate
• Train new Practice Assistant hires on billing process and procedures
• Provide backup to other Coordinators, Practice Group Billing as required
• Assist Timekeepers and Practice Assistants in designated Practice Group(s) with filing requirements
• Other duties as assigned

Key Competencies

• Grade 12 education with post-secondary education or combination of education and experience
• Experience in a law firm or professional services environment, in a finance / billing related role
• Understanding of accounting theory
• Proficient understanding of E-billing technical requirements and processes, and the billing process
• Ability to work as a team member under minimal supervision
• Good organization skills and ability to work under time pressure
• Excellent attention to detail
• Proficient in Microsoft Office software including Word, Excel, Outlook and Adobe Acrobat
• Excellent interpersonal and communication skills
• Proficiency in oral and written bilingualism (French and English) considered an asset
• Available to work overtime to meet month end and year end deadlines

We thank all applicants for their interest in this position, however, only applicants selected for an interview will be contacted.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.