Technicienne ou Technicien - gestion des documents et des archives at HEC Montreal

Milieu de travail

Le Service de gestion de l’information institutionnelle et des archives (SGIIA) relève directement du Secrétariat général de HEC Montréal. Il est responsable de la gestion de l’information institutionnelle et des archives de l'École. Il en assure le traitement, la conservation et la valorisation, en vue d'améliorer l'efficacité administrative et de constituer la mémoire institutionnelle.

Rôle et responsabilités

Le technicien ou la technicienne - gestion des documents et des archives contribue au développement, à l’implantation et à l’application des normes, politiques, directives, processus et procédures pour assurer la gestion de l’information institutionnelle et des archives au sein de l’École. La personne titulaire de l’emploi apporte un soutien technique et organisationnel aux unités de l’École, afin d’uniformiser, de sécuriser et de centraliser la gestion de l’information institutionnelle, dans une perspective de gouvernance informationnelle, de conformité réglementaire et de valorisation des actifs informationnels de l’École. De plus, elle réalise le traitement archivistique des documents institutionnels et des archives privées, afin d’en assurer la préservation et l’accessibilité dans le temps.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Participe à la mise à jour et à la mise en place des outils, politiques, directives, processus et procédures relatives à la gestion de l’information institutionnelle, à la gouvernance informationnelle, aux archives et à la gestion du cycle de vie des documents numériques.

Participe à l’identification et à l’évaluation des besoins des unités en matière de gestion documentaire et de la sélection des meilleurs outils et pratiques pour y répondre.

Participe au paramétrage, au déploiement, à l’optimisation et à l’évolution des systèmes de gestion de l’information et des plateformes numériques documentaires.

Accompagne les unités de l’École dans leurs activités de gestion documentaire : réalisation des inventaires, application et personnalisation du plan de classification et du calendrier de conservation, identification des documents à détruire, à transférer et à verser aux archives.

Effectue le traitement archivistique physique et numérique : application du calendrier de conservation, organisation et description des contenus documentaires, application des normes de traitement, de préservation numérique et de diffusion archivistique, mise à jour des systèmes et métadonnées appropriés.

Assure la gestion des dépôts documentaires, la numérisation et la destruction des documents.

Assure le service à la clientèle interne de première ligne : gestion de la boîte de courriels du service ou de la plateforme centralisée, soutien technique et organisationnel aux utilisateurs et traitement des demandes de consultation.

Participe au traitement des demandes de recherches historiques et des demandes de consultations externes.

Participe aux activités acquisitives: inventaire de fonds d’archives privées, traitement préliminaire, etc.

Participe aux activités de diffusion: exposition en vitrine, exposition externe, réseaux sociaux, etc.

Tient à jour les différents registres, les inventaires institutionnels et les plateformes de partage utilisés par le service.

Tient à jour des données liées à ses activités et permettant de produire des statistiques pour son secteur de travail et qui sont nécessaires à la préparation de rapports administratifs.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques de la documentation ou dans une autre spécialisation pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinentes

Très bonne connaissance des outils de gestion de l’information et des archives

Très bonne connaissance des enjeux de la gestion de l’information et des archives

Très bonne connaissance du cadre légal et règlementaire en matière de gestion documentaire

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Habiletés pour la résolution de problèmes; esprit d’analyse et capacité de synthèse

Autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client)

Minutie, précision et souci du détail

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Capacité à travailler en équipe

Aptitude à fournir des efforts physiques

Connaissance du milieu universitaire (un atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.