Assistant Facilities Manager/ Assistant(e) Gestionnaire des Installations

Job Title

Assistant Facilities Manager/ Assistant(e) Gestionnaire des Installations

Job Description Summary

The Assistant Facilities Manager, under the supervision of the Facilities Manager, supports the day-to-day operations of a Facilities, building, or campus in Montreal. This role is crucial in ensuring policies, procedures, and programs are implemented in line with both Cushman & Wakefield (C&W) standards and the client’s objectives. The Assistant Facilities Manager ensures the Facilities is well-maintained, complies with health and safety standards, and addresses tenant needs in a timely manner.

Sous la supervision du Gestionnaire des Installations, l’Assistant(e) Gestionnaire des Installations soutient les opérations quotidiennes d’une installation, d’un bâtiment ou d’un campus à Montréal. Ce rôle est essentiel pour s'assurer que les politiques, procédures et programmes sont mis en œuvre conformément aux normes de Cushman & Wakefield (C&W) et aux objectifs du client. L’Assistant(e) Gestionnaire des Installations veille à ce que l'installation soit bien entretenue, conforme aux normes de santé et de sécurité, et réponde rapidement aux besoins des occupants.

Job Description

Key Responsibilities:

• Oversee the daily operations of the Facilities, including janitorial services, life-safety systems, engineering, and general maintenance, ensuring alignment with C&W policies and client expectations.
• Manage service contracts, conduct periodic reviews, oversee bidding processes, and verify invoices against contract pricing.
• Ensure the maintenance of the Facilities’ interior and exterior, prioritizing aesthetic and functional upkeep.
• Respond swiftly to maintenance, repair, and cleaning requests from building occupants in coordination with the Facilities Manager.
• Maintain site-specific documentation, such as Property Information Books, Site Operating Manuals, and various compliance logs (local codes, health & safety, and other Canadian regulations).
• Assist in preparing and managing budgets, financial reports, and purchase orders related to the Facilities’ operation.
• Contribute to the development of capital budgets, identifying long-term maintenance and cost-saving opportunities.
• Analyze and report data to assess Facilities management performance against established objectives.
• Ensure compliance with contracts, vendor agreements, and insurance requirements. Manage vendor and tenant claims as needed.
• Conduct routine inspections of the Facilities, including systems and common areas, and report findings to the Facilities Manager.
• Hire, train, and supervise Facilities staff, conducting performance evaluations and fostering a positive working environment.
  
  

Key Competencies:

• Effective Communication (oral and written in both French and English)
• Technical Proficiency
• Problem Solving & Analytical Thinking
• Leadership & Team Management
• Collaboration & Teamwork
• Relationship Management
• Financial Management
  
  

Education & Certifications:

• Associate’s degree in Facilities Management, Building Management, Business Administration, or a related field (required).
• Bachelor’s degree (preferred).
  
  

Experience:

• 3-5 years of experience in Facilities management, with a preference for experience in commercial or industrial real estate.
• Experience in maintenance, construction, engineering, and general building operations.
• Familiarity with CMMS/Work Order Management systems is an asset.
  
  

Skills & Qualifications:

• Strong understanding of management agreements and vendor contracts.
• Ability to read and interpret construction specifications and blueprints.
• Proficient in Building Management Systems (BMS) monitoring and maintenance.
• Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Financial management skills, including budgeting, forecasting, and financial tracking.
• Knowledge of financial systems (Yardi preferred).
  
  

Language Requirements:

• Proficiency in both **French and English** is required, given the bilingual nature of Montreal.
  
  

Work Environment:

This role operates in a professional office environment with occasional travel between properties. The position requires regular use of standard office equipment such as computers, phones, and printers. Travel may involve exposure to varying weather conditions in Montreal.

Principales responsabilités :

• Superviser les opérations quotidiennes de l’installation, y compris les services de conciergerie, les systèmes de sécurité, l’ingénierie et l’entretien général, en veillant à respecter les politiques de C&W et les attentes du client.
• Gérer les contrats de service, effectuer des revues périodiques, superviser les processus d’appel d’offres et vérifier que les factures correspondent aux prix des contrats.
• Assurer l’entretien des intérieurs et extérieurs de l’installation, en priorisant l’esthétique et la fonctionnalité.
• Répondre rapidement aux demandes d’entretien, de réparations et de nettoyage des occupants du bâtiment en coordination avec le Gestionnaire des Installations.
• Maintenir à jour la documentation spécifique au site, y compris les livres d’informations sur les propriétés, les manuels d'exploitation du site et divers registres de conformité (codes locaux, santé et sécurité, et autres réglementations canadiennes).
• Aider à la préparation et à la gestion des budgets, des rapports financiers et des bons de commande liés au fonctionnement de l'installation.
• Contribuer à l'élaboration de budgets de capital, en identifiant des opportunités d'entretien à long terme et de réduction des coûts.
• Analyser et rapporter des données pour évaluer les performances de la gestion des installations par rapport aux objectifs établis.
• Veiller au respect des contrats, des accords avec les fournisseurs et des exigences en matière d’assurance. Gérer les réclamations des fournisseurs et des locataires si nécessaire.
• Effectuer des inspections régulières de l'installation, y compris des systèmes et des espaces communs, et rendre compte des résultats au Gestionnaire des Installations.
• Embaucher, former et superviser le personnel des installations, effectuer des évaluations de performance et encourager un environnement de travail positif.
  
  

Compétences clés :

• Excellente communication (orale et écrite en français et en anglais)
• Compétence technique
• Résolution de problèmes et pensée analytique
• Leadership et gestion d'équipe
• Collaboration et travail d’équipe
• Gestion des relations
• Gestion financière
  
  

Éducation & certifications:

• Diplôme d’associé en gestion des installations, gestion de bâtiments, administration des affaires ou dans un domaine connexe (obligatoire).
• Diplôme de baccalauréat (préféré).
  
  

Expérience :

• 3-5 ans d’expérience en gestion des installations, de préférence dans l'immobilier commercial ou industriel.
• Expérience en entretien, construction, ingénierie et exploitation de bâtiments.
• La familiarité avec les systèmes de gestion de la maintenance (CMMS) est un atout.
  
  

Compétences et qualifications:

• Bonne compréhension des accords de gestion et des contrats avec les fournisseurs.
• Capacité à lire et interpréter des spécifications de construction et des plans.
• Compétence dans la surveillance et la maintenance des systèmes de gestion des bâtiments (BMS).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Compétences solides en gestion financière, y compris la budgétisation, la prévision et le suivi financier.
• Connaissance des systèmes financiers (Yardi est un atout).
  
  

Exigences linguistiques :

• Maîtrise du **français et de l'anglais** requise, compte tenu de la nature bilingue de Montréal.
  
  

Environnement de travail :

Ce poste s’exerce principalement dans un environnement de bureau professionnel avec des déplacements occasionnels entre les propriétés. L’emploi nécessite l’utilisation régulière d’équipements de bureau standard tels que des ordinateurs, téléphones et imprimantes. Les déplacements peuvent inclure une exposition à des conditions météorologiques variables à Montréal.

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to [email protected]. Please refer to the job title and job location when you contact us.

Cushman & Wakefield s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi. Notre objectif est d’offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt d’obstacles. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin de recevoir l’offre d’emploi dans un autre format ou d’accéder à toute autre mesure d’adaptation au cours du processus d’embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel à [email protected]. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous.