Senior Director, Shared Services, BITSS

Description de poste chez ADP – Directeur Principal, Services partagés, BITSS

Description Du Poste

Relevant du directeur général ou de la directrice générale, Innovation commerciale, transformation et services partagés (BITSS), la personne qui occupera ce poste supervisera diverses activités et les équipes des services partagés. Elle sera responsable des résultats et du rendement d’équipes clés assurant les fonctions suivantes : soutien technique à la clientèle, activités d’impartition des RH, production, et gestion du programme de fin d’année. Son travail sera principalement axé sur la direction des équipes des services partagés dans une optique d’orientation sur le client, de croissance et d’innovation.

En travaillant de concert avec des pairs de différentes fonctions, le ou la titulaire du poste favorisera le succès et l’expansion au moyen d’améliorations sur les plans de l’efficacité et de la qualité, de l’intégration des activités interservices ainsi qu’en misant sur la conservation et le perfectionnement du personnel. Elle élaborera et mettra en œuvre des stratégies opérationnelles globales afin d’assurer la prestation efficace du meilleur service possible aux clients.

Nous souhaitons que chaque interaction se déroule selon nos valeurs FONDAMENTALES : L’expertise pertinente, L’intégrité avant tout, L’excellence du service, L’esprit d’innovation, Chaque personne est importante, L’orientation sur les résultats et La responsabilité sociale.

Quelques faits concernant ADP : Nous sommes un leader mondial en technologies de ressources humaines, offrant les plus récentes solutions d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique évoluées dans le domaine de la paie, de l’impôt, des ressources humaines, des avantages sociaux et plus encore. Nous estimons que nos employés font toute la différence dans la promotion d’une culture inclusive et pragmatique qui accueille les idées, stimule l’innovation et accorde de l’importance à l’appartenance. Nous avons été reconnus comme un des meilleurs employeurs au monde et nous avons reçu de nombreux prix prestigieux récompensant la diversité, l’équité et l’inclusion, notamment : entreprise figurant dans le palmarès des 50 meilleures entreprises en matière de diversité de DiversityInc, meilleur chef de la direction, et entreprise pour les femmes, les personnes LGBTQ+, les talents multiculturels, et plus encore. Dans le cadre de notre engagement profond à l’égard de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, notre chef de la direction a rejoint la coalition OneTen afin de créer un million d’emplois pour les Afro-Américains au cours des dix prochaines années. Apprenez-en plus sur la diversité, l’équité et l’inclusion sur notre chaîne YouTube : http://adp.careers/DEI_Videos

RESPONSABILITÉS

Direction des services partagés

• Mettre à profit des compétences en leadership qui soutiennent les objectifs organisationnels et stratégiques.
• Gérer les relations avec les principaux intervenants, traiter efficacement les questions qui ont été acheminées aux échelons hiérarchiques supérieurs et travailler avec les parties internes et externes pour résoudre les problèmes.
• Concevoir et mettre en œuvre de nouvelles méthodologies et de nouveaux processus pour améliorer la qualité, l’efficacité opérationnelle et les marges de profit.
• Mettre en œuvre des initiatives et des processus pour s’assurer que tous les travaux respectent les échéances prévues, en tenant compte des normes de qualité, des priorités et des objectifs généraux.
• Servir de personne-ressource pour d’autres membres de l’équipe, grâce à une bonne connaissance des responsabilités et des objectifs de l’équipe.
• Superviser le rendement financier et opérationnel de l’équipe de l’exploitation et du service, en communiquant clairement la valeur commerciale, les mesures du rendement et les problèmes potentiels aux équipes de la haute direction et aux principaux intervenants.
• Participer à des groupes de travail, à des initiatives stratégiques, à des affectations enrichies et saisir des occasions de collaboration avec d’autres unités fonctionnelles.
• Élaborer et continuer de peaufiner les mesures de rendement des services conformément à l’orientation stratégique et superviser l’atteinte des indicateurs clés de rendement. Collaborer étroitement avec l’équipe des finances pour accroître davantage l’accent mis sur les mesures de productivité et les analyses opérationnelles.
• La personne occupant ce rôle dirigera les équipes suivantes :
  
  

Soutien technique aux clients

• Environnement de centre d’appels. Répondre aux questions techniques des clients au sujet des produits ADP (ADP Workforce Now, Heures et présences, intégrations, importations…) conformément aux niveaux établis.
  
  

Production

• Être responsable de l’ensemble de la production, de la prestation de services et des activités d’impression / des Services FundDirect avec les partenaires tiers (Symcor). Offrir une expérience de rendement supérieure aux clients internes et externes.
  
  

Activités d’impartition des RH

• Gérer le centre d’appels pour les employés et le centre de services aux employés d’Impartition des RH afin d’assurer l’atteinte des niveaux de service établis. Créer de nouvelles offres pour les clients d’Impartition des RH, au besoin.
  
  

Gestion du programme de fin d’année

• Gérer le programme de fin d’année pour tous les segments. Veiller à la mise en œuvre des campagnes de conciliation, des changements législatifs relatifs à la fin d’année et des meilleures pratiques afin d’offrir aux clients un service supérieur pendant la période de la fin d’année. Gérer la production et les nouveaux traitements de feuillets d’impôt. Mettre en place la formation sur la fin d’année annuelle requise pour les clients et les associés.
  
  

Efficacité opérationnelle

• Diriger des initiatives clés visant à optimiser et à augmenter l’efficacité opérationnelle.
• S’assurer que les associés des services partagés s’acquittent de leurs fonctions avec un maximum de rentabilité et de qualité et en mettant l’accent sur les clients le plus possible.
• Repérer les occasions de maximiser les revenus, assurer une gestion efficace des dépenses et respecter les cibles budgétaires.
• Surveiller le respect de diverses normes de productivité et de rendement pour assurer l’atteinte des niveaux établis, en particulier pendant les périodes d’activité critiques.
• Planifier de manière proactive la préparation et l’exécution des activités de fin d’année.
  
  

Direction d’équipe

• Diriger et inspirer l’organisation au chapitre des activités de gestion de ressources humaines, y compris le maintien de niveaux adéquats de dotation en personnel, l’optimisation des ressources en recrutement, l’atteinte des objectifs individuels et d’équipe, l’alignement global sur les exigences relatives à la gestion du rendement, les objectifs et les systèmes de récompense, les relations avec les employés, l’accompagnement professionnel, le perfectionnement des talents et l’avancement professionnel.
• Définir clairement les objectifs de rendement individuels; communiquer ces objectifs aux membres de l’équipe dans le cadre de rencontres et de séances de planification et d’évaluation du rendement; fournir de la rétroaction sur le rendement à des intervalles réguliers et effectuer les évaluations de rendement annuelles de tous les membres de l’équipe.
• Former de futurs dirigeants en élaborant des plans de relève et en effectuant des évaluations de talents.
• Évaluer le rendement des subordonnés directs et effectuer les évaluations de rendement annuelles.
• Prendre des décisions importantes sur les talents en prévoyant les besoins opérationnels en fonction des tendances passées et futures.
  
  

Compétences et aptitudes

• Capacité à établir la confiance et un sentiment d’appartenance au sein des équipes
• Champion(ne) du changement et de l’innovation
• Capacité à réaliser des livrables de façon impeccable
• Capacité à favoriser la collaboration entre les équipes et les fonctions
• Capacité à cerner et à résoudre des problèmes techniques, opérationnels et organisationnels complexes
• Excellente expertise commerciale; capacité à appliquer sa compréhension approfondie de la façon dont sa discipline s’intègre aux fonctions
  
  

Expérience

• Au moins 10 années d’expérience dans des postes avec responsabilités croissantes dans les activités d’exploitation et/ou les services partagés au sein des industries des technologies de gestion du capital humain et/ou du traitement de la paie
• Au moins cinq années d’expérience à diriger avec succès des gestionnaires et des équipes d’associés
• Expérience dans le domaine des services ou dans des fonctions liées à l’implantation, un atout
  
  

Scolarité

• Diplôme d’études secondaires obligatoire
• Candidats au Québec : bien que le français soit obligatoire pour les postes au Québec, l’utilisation de l’anglais est également requise en raison de la nature mondiale de l’entreprise et du besoin d’interaction avec le siège social et les sites internationaux d’ADP.
  
  

Diversité, équité, inclusion et égalité d’accès à l’emploi chez ADP: ADP affirme que l’inégalité est préjudiciable à ses associés, à ses clients et aux communautés qu’elle sert. Notre objectif est d’apporter un changement durable grâce à nos actions. Nous unissons nos forces afin d’assurer l’égalité et l’équité. ADP est engagée à l’égard de l’égalité d’accès à l’emploi, sans distinction relative à toute caractéristique protégée, notamment la race, la couleur, l’information génétique, la croyance, l’origine nationale, la religion, le sexe, l’orientation affective ou sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut d’étranger légal, l’ascendance, l’âge, l’état matrimonial ou le statut d’ancien combattant pris en charge, et elle ne fera aucune discrimination fondée sur une limitation fonctionnelle. Nous soutenons un milieu de travail inclusif où les associés excellent en fonction de leur mérite personnel, de leurs compétences, de leur expérience, de leurs aptitudes et de leur rendement. Éthique chez ADP: Depuis longtemps, ADP est fière de mener des affaires selon les normes éthiques les plus élevées et conformément à l’ensemble des lois applicables. Nous nous attendons également à ce que notre personnel respecte nos valeurs avec une grande intégrité et se comporte de manière à favoriser un milieu de travail honnête et respectueux. Cliquez sur ce lien https://jobs.adp.com/life-at-adp/ pour en savoir plus sur la culture et l’ensemble des valeurs d’ADP.

Position Description

ADP Job Description – Senior Director, Shared Services, BITSS

Reporting to the GM, Business Innovation Transformation and Shared Services this role oversees various operations and shared services teams. This role will have accountability for the output and performance of the following critical teams - Client Technical Support, HR Outsourcing Operations, Production, and Year end Program Management. The focus will be on leading the shared services teams through the lense of client centricity, growth and innovation.

Working cohesively with peers cross-functionally, the incumbent will drive both success and expansion through efficiency and quality improvements, inter-departmental integration, as well as associate retention and development. This role plans and conducts the overall operational strategies to ensure efficient and effective delivery of optimal service to the client base..

We strive for every interaction to be driven by our CORE values: Insightful Expertise, Integrity is Everything, Service Excellence, Inspiring Innovation, Each Person Counts, Results-Driven, and Social Responsibility.

Responsibilities

Shared Services Leadership:

• Provide leadership skills that support the organizational and strategic goals
• Manage relationships with key stakeholders and effectively handle escalated matters and work with internal and external parties to bring issues to resolution.
• Designs and executes new methodologies and processes to increase quality, operational efficiencies, and profit margins.
• Implement initiatives and processes to ensure that all work is completed according to scheduled deadlines with attention to quality standards, priorities and overall goals.
• Serve as a resource for other team members, based on a strong working knowledge of team's responsibilities and goals.
• Oversee the financial and operational performance of the Operations & Support team, clearly communicating the business value, performance metrics, and potential issues to the Senior Leadership Teams, and key stakeholders.
• Participate in task forces, strategic initiatives, stretch assignments and collaboration opportunities with other business units.
• Develop and continue to refine departmental performance metrics in line with business direction and oversee delivery of key performance indicators. Work closely with Finance to bring even greater emphasis on Productivity Metrics and Business Analysis.
• This role leads the following teams:
  
  

Client Technical Support

• Call center environment. Answer client technical questions related to ADP products (WFN, Time and Attendance, Integrations, imports…) – adhere to established levels.
  
  

Production

• Responsible for all production, delivery services and print/fund direct activities with third party partners (Symcor). Deliver a superior performance experience to internal and external clients.
  
  

HR Outsourcing Operations

• Manage HRO employee call center and employee service center to ensure established service levels are met. Develop new offerings for the HRO clients as required.
  
  

Year End Program management

• Manage the Year End program for all segments. Ensure balancing campaigns, year end legislative changes and best practices are put in place to offer clients superior service during the year end period. Manage tax form productions and reruns. Establish Year End training required by clients and associates annually.
  
  

Operational Effectiveness

• Leads key initiatives to optimize and increase operational effectiveness.
• Ensures that shared services functions are conducted in the most cost-effective, high quality and customer-focused manner.
• Identifies opportunities to maximize revenue and ensure effective expense management and adhere to budgetary targets.
• Monitor various productivity and performance standards to ensure that established levels are achieved, especially during critical activity periods.
• Proactively plan for YE preparedness and execution.
  
  

Team Leadership

• Lead and inspire the organization in human resource management activities including maintenance of proper staffing levels, staffing resources optimization, attainment of individual and team goals, overall alignment with performance management requirements, goals and rewards systems, employee relations, mentoring, and talent/career development.
• Establish clearly defined individual performance goals and objectives; communicates these to team members through meetings and performance planning and review sessions; provide periodic performance feedback and conducts annual performance reviews on all team members.
• Develop leaders of the future through succession planning and talent assessment
• Evaluate direct reports on performance and complete annual performance appraisals.
• Make critical talent decisions by forecasting operational needs based on past and future trending.
  
  

Competency-Based Skills

• Builds trust and belonging among teams
• Champion of change and innovation
• Executes deliverables flawlessly
• Fosters collaboration across teams and functions
• Strong communicator internally and with clients
• Identifies and resolves complex technical, operational and organizational problems.
• Strong business expertise - applies in-depth understanding of how their discipline integrates within the function.
  
  

Experience

A college degree is great but not required. What's more important is having the skills to do the job. If you don't have a college degree, other acceptable experience could include:

• 10 or more years of progressive roles in operations and/or shared services in Human Capital Management Technology and/or payroll processing industries
• 5 or more years of proven success in leading leaders and teams of associates
• Experience in service or implementation functions is an asset
  
  

Diversity, Equity, Inclusion & Equal Employment Opportunity at ADP: ADP is committed to an inclusive, diverse and equitable workplace, and is further committed to providing equal employment opportunities regardless of any protected characteristic including: race, color, genetic information, creed, national origin, religion, sex, affectional or sexual orientation, gender identity or expression, lawful alien status, ancestry, age, marital status, protected veteran status or disability. Hiring decisions are based upon ADP’s operating needs, and applicant merit including, but not limited to, qualifications, experience, ability, availability, cooperation, and job performance.

Ethics at ADP: ADP has a long, proud history of conducting business with the highest ethical standards and full compliance with all applicable laws. We also expect our people to uphold our values with the highest level of integrity and behave in a manner that fosters an honest and respectful workplace. Click https://jobs.adp.com/life-at-adp/ to learn more about ADP’s culture and our full set of values.