Administrative Assistant

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At CDPQ:

• We value your unique contribution to a world-class team.
• We give you work that allows you to flourish and excel.
• We offer opportunities to learn from experts who generously share their knowledge.
• We are fully invested so that you can fulfill our mission every day.

Job Description

Rôle : Relevant de la directrice principale Stratégie, performance et optimisation juridique, la/le titulaire collabore à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’équipe en traitant avec rigueur et professionnalisme différents dossiers d’ordre administratif, en favorisant la collaboration et le travail d’équipe au sein de la PVP Affaires juridiques, Conformité et Secrétariat (AJCS).

Principales responsabilités

• Coordonner les rencontres internes et externes avec les membres de l’équipe SPOJ; réserver les salles de réunion (en présentiel);
• Gérer l’agenda de la directrice principale, Stratégie, performance et optimisation;
• Planifier et organiser les déplacements en veillant aux diverses réservations (hébergement et transport) en collaboration avec l’agence de voyages, effectuer les vérifications d’usage, les demandes d’autorisation et préparer les notes de frais liées aux déplacements pour l’ensemble de la PVP (sauf VP et PVP);
• Traitements, suivi et renouvellement des abonnements et des licences;
• Coordonner l’organisation des formations présentées dans le cadre du programme de formation de la PVP (planification, invitation, réservation de salles et suivi des attestations);
• Coordonner l’accueil des nouveaux employés, stagiaires et étudiants;
• Préparer des communications transversales pour la PVP;
• Assurer la mise à jour de certains outils de gestion interne;
• Réviser et mettre en page des lettres, documents divers et présentations;
• Préparer, réviser et finaliser des présentations PowerPoint;
• Supporter l’équipe SPOJ dans la compilation de données dans Excel;
• Accomplir toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée;
• Remplacement des autres adjointes lors des vacances.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat, bureautique ou domaine connexe;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente pour le poste;
• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;
• Excellente communication orale et écrite en français, l’anglais est un atout;
• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Outlook, PowerPoint, Word, Excel et Teams;
• Connaissance des applications SharePoint et OneNote;
• Connaissance de PowerBI et CoPilot (ou autre outil similaire) est un atout;
• Disponibilité occasionnelle pour faire des heures prolongées.

Compétences

• Rigueur et souci des échéances;
• Grand sens de la collaboration et du travail en équipe (essentiel);
• Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois, à établir les priorités et à faire face à des changements constants et un rythme soutenu;
• Bonne capacité d’adaptation et aptitude à travailler dans un contexte en évolution;
• Flexibilité, autonomie et disponibilité;
• Professionnalisme et courtoisie;
• Discrétion.

CDPQ offers equal employment opportunities to everyone. Women, visible/ethnic minorities, Indigenous people, and individuals with disabilities are all encouraged to apply. If you’re interested in this job and even if your application does not meet all the criteria, do not hesitate to apply or contact us!

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