Coordination des opérations et des communications

La personne recherchée sera amenée à soutenir les membres de l’équipe à différents niveaux :

Assister la direction générale dans la gestion des affaires de l’organisation en matière de ressources humaines, financières, corporatives et matérielles ;

Soutenir au niveau logistique l’équipe de professionnels de l’organisation ;

Gérer le site web, réseaux sociaux, publicités, matériel de représentation, création de la marque employeur

Répondre aux demandes externes liées à l’organisation.

Plus spécifiquement, la personne à la coordination des opérations aura principalement les fonctions et responsabilités suivantes :

Assumer les responsabilités de gestion des besoins logistiques et matérielles de l’organisation :

• Planifier et assurer la gestion d’inventaire et de matériel répondant aux besoins de l’équipe ;
• Coordonner, ou assister les membres de l’équipe à la coordination d’événements spéciaux ;
• Traiter et produire la correspondance d’affaires et assurer les suivis requis ;
• Effectuer d’autres tâches connexes de bureau (gestion du courrier, des documents physiques et de l’arborescence virtuelle, mise en page de documents, mise à jour de la liste de contacts…) ;

Gérer avec professionnalisme le service à la clientèle de l’organisation :

• Recevoir et traiter les appels téléphoniques ;
• Accueillir les visiteurs et assurer la présence à la réception ;
• Effectuer les recherches nécessaires pour répondre adéquatement aux demandes d’information du public ;
• Assurer la coordination des relations avec les partenaires institutionnels de l’organisation et les instances gouvernementales ;
• Assurer le suivi et les communications avec les gestionnaires de l’édifice ;

Assister la directrice générale dans la gestion des ressources humaines :

• Assumer la responsabilité du système de gestion de temps ;
• Procurer le soutien nécessaire au recrutement et à la fin d’emploi ;
• Garder à jour les dossiers des employés, physique et électronique ;
• Coordonner le recrutement des stagiaires ;
• Faire la recherche, le développement et la liaison avec les organismes subventionnaires relativement aux besoins RH (formation, recrutement…)
• Assurer la veille et le suivi sur les obligations légales de l’organisation (formation, CSST, équité salariale…);
• Faire le suivi des tâches opérationnelles découlant des réunions d’équipe (préparatifs et suivis) ;
• Réfléchir et proposer à la direction de nouvelles méthodes de travail efficaces à implanter au soutien de l’équipe ;
• Assurer en tout temps un souci et un respect des obligations de confidentialité de l’employeur ;

Assister l’équipe et la direction dans la saine gestion financière de l’organisation:

• Faire le lien avec les services comptables (feuilles de temps, paie, chèques, dossiers RH…)
• Effectuer la saisie des notes de frais de la direction, et des demandes d’achats et de paiements ;
• Vérifier et faire le suivi des comptes de dépenses de l’équipe, de la facturation, des comptes à payer et à recevoir ;
• Rechercher les opportunités de financement, de subventions, de crédits d’impôts ou autres permettant une aide financière à l’organisation.