Adjoint(e) Exécutif(ive)

Au cœur de notre succès, il y a notre efficacité organisationnelle

SOQUIJ recrute pour préserver l'efficacité de ses opérations. Votre talent peut faire carrière chez nous

Ce qu’on vous réserve…

Un mode de travail hybride
Politique généreuse équilibrant le travail à la maison et la présence à nos bureaux modernes et conviviaux, situés au cœur du centre-ville de Montréal.

4 semaines de vacances annuelles
Dès la première année de travail complétée.

Un régime de retraite à prestations déterminées
Régime de retraite du personnel employé du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).

Du soutien à votre santé et votre bien-être
Régime d’assurance collective, programme d’aide aux employés, accès gratuit à un gym depuis nos bureaux et programme personnalisé d’ergonomie.

Être adjoint(e) exécutif(ive) chez SOQUIJ c'est...

Vous avez...

Rôle lié au soutien à la présidente-directrice générale (PDG):

• Collaborer étroitement avec la PDG, anticipe ses besoins, l’appuie au quotidien et supervise les activités administratives générales.
• Gérer les courriels et l’agenda de la PDG et coordonner la logistique des activités inscrites à l’agenda (inscriptions, déplacements et hébergement) ainsi que la prise en charge de diverses activités relevant de la direction générale.
• Collaborer à la préparation du budget de la direction générale et effectuer le suivi des différents postes budgétaires en cours d’année (bons de commande, suivi des dépenses, remboursement de dépenses, etc.).
• S’assurer que les documents devant être signés sont conformes aux différentes politiques et procédures en vigueur dans l’organisation et veiller à respecter les délais concernant les demandes de signature.
• Rédiger et réviser des lettres, notes et autres documents, voit à la préparation de tableaux et rapports et procède à leur mise en page.
• Assumer les responsabilités administratives liées au comité de direction : assurer la préparation des ordres du jour des réunions, assister aux réunions et produce les comptes rendus, coordonner la préparation des documents devant être présentés et s’assurer que les documents sont disponibles dans les délais requis, entretenir une communication régulière avec les directeurs afin d’assurer le suivi de divers dossiers, établir le calendrier annuel des réunions.
• Apporter son aide dans la préparation, la recherche et la vérification, l’édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation.
• Assurer le suivi de la mise à jour des différentes politiques et directives internes de SOQUIJ et de leur diffusion conformément au processus établi.
• Assumer la responsabilité de mandataire dans l’approbation des relevés de présence du personnel relevant de la PDG.
• Assurer le suivi de divers dossiers, notamment l’étude de crédits concernant la direction générale et le volet gouvernance de l’organisation ainsi que la livraison des documents finaux pour l’étude de crédits.

Rôle lié au soutien à la directrice des affaires juridiques et du secrétariat général:

• Assister la directrice dans les activités entourant la gouvernance de SOQUIJ, soit les diverses réunions du conseil d’administration et de ses comités (convocation des membres aux réunions, vérification du quorum, logistique des réunions, etc.).
• Assister la directrice dans l’élaboration des projets d’ordre du jour, participer aux réunions du conseil d’administration et de ses comités et rédige les projets de procès-verbaux et les comptes rendus de même que tout autre document requis.
• Contribuer à la préparation des documents avant leur transmission aux membres et faire le suivi avec les directions pour s’assurer de la livraison des documents.
• Effectuer des recherches dans les archives de l’organisme et dans les divers documents en lien avec la gouvernance.
• Effectuer les suivis nécessaires auprès de la présidente du conseil d’administration et de son adjointe pour connaître ses disponibilités ou obtenir sa signature, planifier diverses rencontres ou événements, etc.
• Participer à l’accueil des nouveaux administrateurs afin de s’assurer qu’ils ont accès à l’information dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions et apporter son soutien quant à l’utilisation de la plateforme du conseil.
• Faire le suivi des différents postes budgétaires en cours d’année (bons de commande, suivi des factures, traitement des demandes de remboursement des dépenses pour les membres du conseil d’administration, etc.).

Vous avez...

• Un diplôme d’études collégiales en administration ou tout autre diplôme reconnu dans un domaine pertinent;
• Un minimum de cinq années d’expérience dans des fonctions d’adjoint(e) exécutif(ve) ou dans des fonctions similaires;
• Une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint, Teams);
• D’excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite (en français);
• Une capacité à prendre des initiatives et à travailler de façon autonome;
• Une très grande discrétion et une habileté à protéger et à maintenir la confidentialité des renseignements.
• Une capacité d’adaptation au changement
• De la proactivité
• Une capacité à communiquer
• Un esprit de collaboration
• Une capacité à gérer le temps et les priorités
• De l’ordre et de la structure
• De la rigueur