Coordonnateur du service à la clientèle

Relevant directement de l’équipe de gestion des relations avec la clientèle, la personne retenue appuiera les émetteurs dans la préparation et le déroulement de leurs assemblées générales annuelles (« AGA »). La coordonnatrice ou le coordonnateur du service à la clientèle est chargé d’offrir un service de qualité à la clientèle, en veillant à ce que l’expérience du client se déroule sans heurts avant et pendant les assemblées en personnes et virtuelles. Cette personne agit également à titre de représentant professionnel pour Compagnie Trust TSX.

Ce poste est hybride de 2 à 3 jours au bureau.

Principales responsabilités

• Préparer les documents relatifs aux assemblées demandés par les gestionnaires des relations avec la clientèle pour les assemblées des actionnaires.
• Coordonner et préparer l’équipement en vue des assemblées générales annuelles.
• Au besoin, assister en personne aux AGA pour aider à la configuration des ordinateurs portables et à l’inscription des participants.
• Assurer la liaison entre les parties prenantes internes et externes dans le cadre de la préparation des AGA.
• Compiler les données des AGA et produire un rapport pour le client résumant les résultats du vote et la participation.
• Participer à l’équipe des assemblées virtuelles de Compagnie Trust TSX, en agissant en tant qu’opérateur pour offrir une expérience client sans accroc au moyen de l’application interne.
• Créer et coordonner l’exécution des contrats avec les clients pour l’application de gestion des assemblées de Compagnie Trust TSX.
• Compiler les livrables importants requis pour l’utilisation de l’application de gestion des assemblées.
• Coordonner et mener des démonstrations et des répétitions pour la plateforme d’assemblées virtuelles.
• Prendre part à des projets et à des initiatives visant à améliorer les processus et les applications.
• S’assurer de la conformité à l’égard des politiques, des procédures et des exigences réglementaires.
• Exécuter d’autres tâches assignées.

Exigences

• Bilinguisme français-anglais
• De 1 à 3 ans d’expérience démontrée dans un poste de soutien administratif ou un poste en contact direct avec la clientèle
• Connaissance de l’environnement Google et de la suite Microsoft Office
• Excellentes aptitudes professionnelles pour la communication orale et écrite et pour les relations interpersonnelles
• Capacité de développer et de renforcer des relations positives avec la clientèle
• Capacité de comprendre les besoins de la clientèle et de proposer des solutions adéquates
• Capacité d’apprendre et de comprendre rapidement de nouveaux logiciels et de nouvelles applications
• Expérience de soutien et de services professionnels auprès de la clientèle
• Excellentes aptitudes pour la prise de décisions et la résolution de problèmes
• Sens aigu de l’organisation et souci du détail
• Capacité de bien travailler au sein d’un milieu collaboratif axé sur l’esprit d’équipe et de faire preuve d’autonomie dans ses responsabilités

Atout

• Expérience dans le secteur des services financiers

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