Personne adjointe de direction

Lieu du poste : Montréal, Canada (formule hybride – télétravail/présentiel)
Durée du mandat : contrat permanent à 37.5h/semaine
Début du contrat : dès que possible

LA FONDATION

La Fondation Paul Gérin-Lajoie est une organisation de coopération internationale à but non lucratif qui a pour mission de favoriser l’accès à une éducation équitable en Afrique et en Haïti. Au Canada, la Fondation contribue à la mobilisation face aux enjeux de solidarité internationale et à la valorisation de la langue française avec les projets de la Dictée P.G.L.

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la supervision de la Direction générale de la Fondation, la personne adjointe de direction a pour responsabilité d’assurer des suivis administratifs pour la Direction et de réaliser un appui à la gestion logistique d’événements ou de déplacements :

Soutien administratif :

• Assurer la gestion des courriels, proposer des réponses et effectuer le suivi des communications ;
• Effectuer des révisions linguistiques en français et en anglais, dans une excellente maitrise grammaticale ;
• Préparer des ordres de jour et des comptes-rendus, effectuer des mises en page, révisions de présentations et autres supports visuels ;
• Gérer et hiérarchiser les calendriers pour 3 membres de l'équipe de direction et coordonner des réunions et appels dans différents fuseaux horaires ;
• Assister la direction dans la préparation de leurs rencontres externes avec des représentants d'organisations partenaires, ambassades, membres du gouvernement, etc.

Organisation & logistique :

• Coordonner l’organisation des déplacements nationaux et internationaux des membres de la direction (transport, hébergement, itinéraires, per diem) ainsi que l’organisation des rencontres (TDR, rendez-vous et rapports de déplacement) ;
• Soutenir l’organisation logistique de certains événements internes ;
• Traiter les remboursements de dépenses et les rapports de dépenses sur la plateforme de réquisition.
• Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le poste.

EXIGENCES ET HABILETÉS REQUISES

• DEC en administration ou dans un domaine connexe ;
• Expérience reconnue d’au moins 5 ans en administration à un niveau exécutif ;
• Maitrise de la suite Office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook ainsi que la suite Google ;
• Excellentes capacités de communication (orale et écrite) en français et anglais ;
• Compétences en rédaction, révision et mise en page des présentations exécutives ;
• Aptitudes à préparer des notes de briefing stratégiques pour la direction, en vue de leurs rencontres (un atout) ;
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et discrétion ;
• Capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps ;
• Engagement pour les valeurs de la coopération internationale.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

• Poste permanent à temps plein 37.5 h/semaine, du lundi au vendredi ;
• Un équilibre travail-vie personnelle avec un horaire flexible ;
• Une formule hybride alternant le télétravail et la présence au bureau ;
• Un salaire annuel selon l’échelle salariale en vigueur au sein de la Fondation et l’expérience compris entre 47,9 et 58,6K ;
• Trois semaines de vacances et des congés offerts entre le 24 décembre le 2 janvier ;
• 10 jours de maladie-obligations familiales cumulables d’une année sur l’autre ;
• Un REER et un système d’assurance collective payé à 50% par l’employeur, comprenant les soins dentaires, soins bien-être et invalidité ;
• Possibilité de télétravail à l’étranger 2 semaines par an et un horaire d'été : les vendredis d'été terminent à 13h ;
• Des beaux bureaux situés au Vieux-Port de Montréal et un comité social actif ;
• Faire partie d’une petite équipe, centrée sur la collaboration et l’appréciation des contributions de tous et toutes ;

On attend votre candidature !
Considérant la diversité comme porteuse de créativité et d'innovation, la Fondation encourage les femmes, les Autochtones, les personnes de la diversité sexuelle et de genre, les personnes vivant avec un handicap et les personnes issues des minorités visibles et/ou ethniques à soumettre leur candidature.