Adjointe administrative/Réceptionniste

Ce poste a comme principale responsabilité d’accomplir de manière efficace des tâches administratives qui exigent une bonne connaissance de la suite MS Office.

Le(la) titulaire du poste doit avoir une facilité à travailler autant en équipe que de façon autonome, avec un minimum de supervision. C’est une personne organisée, méthodique, souriante ayant le souci du service à la clientèle avec pour mandat d’aider l'administration des divers services.

TÂCHES/RESPONSABILITÉS

• Répondre aux appels entrants;
• Assurer l’accueil des visiteurs;
• Effectuer les réquisitions de divers produits à la demande de l’équipe de production et en assurer le suivi; produire divers rapports d’opérations quotidiennes et mensuelles;
• Traiter les correspondances (courrier/courriels);
• Préparer et effectuer la traduction de présentations et formations à l’interne en “Power Point”, entre autres;

• Établir et maintenir un système de classement efficace;
• Gérer l’approvisionnement et l’inventaire des fournitures de bureau et des articles promotionnels;
• Préparer les documents pour l’envoi postal (poste régulière, prioritaire, envois par messagers);
• Effectuer des réservations diverses (avion / hôtel / voiture) lors des déplacements de l’équipe de direction.

Offrir un soutien administratif aux différents services, principalement aux ressources humaines :

• Effectuer la rédaction des descriptions de tâches;
• Participer à l’accueil des nouveaux employés;
• Effectuer des entrevues téléphoniques auprès de candidats potentiels et les convoquer en entrevue;
• Créer et mettre à jour divers rapports pour le service des ressources humaines;
• Codifier et assurer le suivi des cartes d’accès et des vignettes de stationnement;
• Effectuer l’entrée de données de divers documents pour la formation des employés;
• Offrir un support lors de l’organisation d’activités du comité social.
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
• Respecte les valeurs et le code d’éthique de l’entreprise.
• Respecte les programmes d’environnement, de santé et de sécurité de l’entreprise

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES/ABILETÉS

• Très bonne connaissance de la suite MS Office;
• Bilinguisme essentiel;
• Initiative, entregent et professionnalisme; Autonome, bon(ne) communicateur(trice) ayant le sens de l’organisation.

EDUCATION EXIGÉ

• Détenir un DEC en bureautique ou l’équivalent

EXPERIENCE

• Minimum de 3 ans dans un poste similaire

La description de travail n’est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, des tâches ou des responsabilités qui sont exigées de l’employé. Les tâches, les responsabilités et les activités peuvent changer, ou de nouvelles peuvent être attribuées à tout moment.