Coordonnateur de projet / Project Coordinator at RICOH COLOMBIA

Job Description

• Ce poste peut être basé à Montréal ou Mississauga****
  
  

Coordonnateur de projet

Le Coordonnateur de projet soutien les projets en exécutant les tâches et processus établis, aussi bien que les éléments auxiliaires assignés par un gestionnaire de projet ou un gestionnaire principal de projet, au sein d'une structure de projet. Ce rôle exige également la supervision de petits projets ou phases dans le cadre d'un projet plus vaste. Ce poste est chargé de soutenir tous les aspects de la coordination au sein des projets, tout au long du cycle de vie du projet (initier, planifier, exécuter, surveiller et contrôler, clôturer). Le Coordonnateur de projet connaît également les pratiques générales, les disciplines et les outils de gestion de projet.

• Fournit des mises à jour régulières sur le projet aux membres du projet (à l’aide de réunions sur l’état du projet, de tableaux de bord, etc.)
• Maintient, prend régulièrement des mesures et met à jour la documentation, les systèmes et les registres du projet
• Collabore étroitement avec d'autres services pour communiquer et coordonner les activités prévues ou planifiées et produire des rapports
• Préparer les rapports d’états pour le client tel que désigné par le gestionnaire de projet
• Édicte et émet un contrôle des changements selon la méthodologie établie du BGP (bureau de gestion de projet) en ce qui concerne l’étendue, la portée, le budget et les aspects liés au temps dans le cadre d'un projet
• Suivre l'avancement du projet, l'achèvement des tâches et fournir des rapports aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes
• Tenir à jour le dossier du projet dans ServiceNow, y compris les contrats, les relevés de travail, les ordres de modification et les informations de facturation
• Fournit un soutien comptable de projet pertinent pour les budgets établis pour les services techniques, les services professionnels, les sous-traitants, les pièces/matériaux et les coûts accessoires
• Surveille les soldes de revenus pour les services de sécurité et les blocs de temps
• Signale et surveille activement le temps dédié aux tâches du projet
• Lancement de sondages auprès des clients une fois les projets terminés
• D’autres tâches, telles qu’assignées par son superviseur ou par le ou les gestionnaires de projet
  
  

Qualification/éducation

• Expérience postsecondaire ou équivalente requise
• Des connaissances et de l'expérience dans l'utilisation de la suite MS Office (MS Word, des tests Excel peuvent être attribués) requises
• Minimum de 2 ans d'expérience professionnelle. Une année ou plus de travail ou de contribution à une structure de projet est considérée comme un atout
• En phase d'obtention ou a obtenu : titre professionnel en gestion de projet ou de services de TI (CAPM, Project+, PRINCE2, ITIL)
  
  

Connaissances, compétences et capacités

• Connaissances fondamentales des principes fondamentaux de la gestion de projet (étendue, échéance, budget, risque)
• Connaissance intermédiaire de MS Office
• Des connaissances de base de MS Project, Visio, Teams et SharePoint sont considérées comme un atout
• Aptitudes efficaces en communication (écrite et verbale)
• Solides compétences organisationnelles et intrapersonnelles
• Peut gérer une variété de tâches concurrentes avec la capacité d'établir des priorités en fonction de l'importance et de l'urgence
• Capacité d'exécuter des tâches en mettant l'accent sur l'exhaustivité, l'exactitude et le détail
• Peut agir efficacement en suivant des lignes directrices, des formulaires, des modèles et des processus préétablis pour exécuter des fonctions
  
  

Project Coordinator

The Project Coordinator supports projects by executing established tasks/processes and ancillary items assigned by a Project Manager or Senior Project Manager within a project structure. This role also oversees smaller projects or phase(s) within a larger project. This position is responsible for supporting all aspects of coordination within projects through the project lifecycle (initiate, plan, execute, monitor & control, close). The Project Coordinator also has familiarity with general Project Management practices, disciplines and tools.

• Provides regular project updates to project teams (status meetings, dashboards)
• Maintains, regularly actions and updates project documentation, systems and logs
• Works closely with other departments to communicate, coordinate and report on scheduled or planned activities
• Prepare client status reports as designated by Project Manager
• Enacts and issues change control according to established PMO methodology for scope, budget, time aspects within a Project
• Track project progress, task completion and report to Project Managers and stakeholders
• Maintain the project record within ServiceNow include contracts, Statements of Work, Change Orders and billing information
• Provides project accounting support relevant to stated budgets for technical services, professional services, subcontractors, parts/materials and ancillary costs.
• Monitors revenue balances for PS retainers & blocks of time
• Actively report and track time related to project tasks
• Initiates customer surveys once projects are completed
• Other duties as assigned by manager or Project Manager(s)
  
  

Qualification/Education

• Requires post-secondary or equivalent experience
• Requires knowledge and experience using MS Office Suite (MS Word, Excel testing may be provisioned)
• Minimum 2 years’ professional working experience. 1+ year working or contributing to a project structure is considered an asset
• Working towards or completed a Project or IT Service Management designation (CAPM, Project+, PRINCE2, ITIL)
  
  

Knowledge, Skills And Abilities

• Foundational knowledge of Project fundamentals (Scope, Time, Budget, Risk)
• Intermediate knowledge of MS Office
• Basic knowledge of MS Project, Visio, Teams & SharePoint considered an asset
• Effective verbal and written communication skills
• Strong organizational and intrapersonal skills
• Can manage a variety of competing tasks with the ability to prioritize based on importance and urgency
• Ability to execute tasks with focus on completeness, accuracy and detail
• Can act effectively on pre-established guidelines, forms, templates and processes to perform job functions
  
  

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