Adjoint(e) exécutif(ve) à la cheffe des affaires juridiques / Executive Assistant to the Director - at Quantum Management Services Ltd.

Poste : adjoint(e) exécutif(ve) - affaires juridiques
Lieu de travail : Laval, QC - présentiel
Salaire : jusqu'à 95 000 $ + prime
Type de poste : temps plein, permanent
Horaire : 40 heures par semaine

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) - affaires juridiques pour soutenir la cheffe des affaires juridiques et secrétaire corporative dans un environnement stratégique où les priorités évoluent rapidement. Ce rôle s'adresse à une personne à l'aise avec des agendas, la coordination d'activités juridiques et de gouvernance, ainsi que le soutien d'initiatives essentielles au sein du service.

Si vous avez au moins 7 ans d'expérience dans un poste similaire et souhaitez relever un nouveau défi en présentiel sur la Rive-Nord de Montréal, la suite devrait vous intéresser !

Pourquoi ce poste est intéressant :

- Entrevues immédiates
- Salaire compétitif à discuter, selon expérience et formation
- Poste permanent et stable, à temps plein
- Gamme complète d'assurances collectives
- Minimum 3 semaines de vacances
- Congé mobiles et de maladie
- REER collectif avec participation de l'employeur
- Travailler sur des projets juridiques stratégiques et la gouvernance corporative
- Équipe collaborative et dynamique

Responsabilités :

- Gérer l'agenda, les déplacements et les communications confidentielles de la cheffe des affaires juridiques et secrétaire corporative.
- Rédiger, réviser et mettre en forme des documents, rapports et présentations.
- Coordonner les activités juridiques et de gouvernance, y compris les réunions du conseil d'administration.
- Suivre les actions et assurer le respect des délais.
- Soutenir la planification budgétaire, le suivi des dépenses et les initiatives du département.
- Organiser des événements internes, conférences et projets stratégiques.

Exigences :

- DEC en secrétariat ou équivalent
- Minimum 7 ans d'expérience dans un rôle similaire au sein d'un service juridique
- Maitrise du français écrit et oral
- Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles
- Discrétion, jugement et intégrité
- Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)

Autre exigence linguistique : anglais
- Niveau de compétence requis : avancé
- Raisons de l'exigence linguistique : communication avec des clients, collaboration entre les équipes internes, soutien aux opérations dans une autre région, relations avec des partenaires ou des intervenants de différentes cultures, conformité juridique ou réglementaire, traduction et interprétation
- Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Veuillez envoyer votre CV au format Word ou PDF à Florence Thibeault-Boily à [email protected].

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Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
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Position: Executive Assistant to the Director - Legal Affairs
Location: Laval, QC - On-site
Salary: Up to $95,000 + bonus
Job Type: Full-time, permanent
Schedule: 40 hours/week

We are looking for an Executive Assistant - Legal Affairs to support the Chief Legal Officer and Corporate Secretary in a strategic environment where priorities shift quickly. This role is ideal for someone who excels at managing calendars, coordinating legal and governance activities, and supporting key initiatives within the department.

If you have at least 7 years of experience in a similar role and are seeking a new on-site challenge on the North Shore of Montréal, this opportunity may be a great fit for you!

Why this role stands out:

- Immediate interviews
- Competitive salary based on experience and education
- Yearly bonus
- Stable, permanent full-time position
- Minimum 3 weeks of vacation, sick and personal days
- Comprehensive group insurance plan
- Employer-matched group RRSP
- Opportunity to work on strategic legal projects and corporate governance
- Dynamic and collaborative team

Responsibilities:

- Manage the calendar, travel arrangements, and confidential communications for the Chief Legal Officer and Corporate Secretary.
- Draft, revise, and format documents, reports, and presentations.
- Coordinate legal and governance activities, including board of directors meetings.
- Track action items and ensure deadlines are met.
- Support budget planning, expense monitoring, and departmental initiatives.
- Organize internal events, conferences, and strategic projects.

Requirements:

- Diploma in Office Administration or equivalent
- Minimum 7 years of experience in a similar role within a legal department
- Proficient in French, spoken and written
- Strong organizational, communication, and interpersonal skills
- Discretion, sound judgment, and integrity
- Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)

Other Language Requirement: English
- Level of Proficiency Required: Advanced
- Reasons for Language Requirement: Communication with customers, collaboration between internal teams, support for operations in another region, relationships with partners or stakeholders from different cultures, legal or regulatory compliance, translation and interpretation
- Frequency of use: constantly (for almost all tasks)

Please send your resume in Word or PDF format to Florence Thibeault-Boily at [email protected].

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157